大连瓦房店市慈善总会档案管理制度

第一章  总  则

第一条  为规范大连瓦房店市慈善总会（以下简称总会）各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高总会档案的综合利用效率，特制定本制度。

第二条  本制度所称档案，是指总会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料。

第三条  办公室是总会档案管理的职能部门，负责档案的管理、监督、检查工作。保证总会档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章  档案管理体制

第四条  归档范围

（一）规范性文件，包括上级下发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式文件、规章制度等；

（二）总会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料；

（三）总会工作计划、总结、报告、年度大事记、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等；

（四）总会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料；    

（五）总会证件性文书资料，包括法人登记证、税务登记证、银行开户许可证及获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等；

（六）党建、财务、信息公开及其管理方面的文件材料；

（七）员工劳动合同、劳动工资、人事管理等方面的文件材料；

（八）总会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料；

（九）声像制品资料，包括总会各种慈善活动及在外学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料；

（十）总会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

第五条  管理部门

（一）总会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责主体档案的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。

（二）对其他部门直接管理的各类文件、资料档案，实行分散管理。项目部负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理；宣传部负责对外宣传及总会日常活动所形成的文件、资料、图片的建档与管理；义工部负责义工队伍建设、发展、活动及相关制度的建档与管理。

第三章  立卷归档

第六条  各部门要建立健全平时归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全，并加以整理归卷。对处理完毕的文件材料，应及时交回归案。

第七条  各部门应根据本部门的业务范围及工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第八条  办公室应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章  档案保存

第九条  档案的利用方式

（一）提供档案原件；

（二）提供档案复印件；

（三）提供文件索引资料。

第十条  档案的借阅管理

（一）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅；

（二）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借，外借必须办理登记手续；

（三）借阅期限一般不得超过10天，到期归还，如需再借，应办理续借手续；

（四）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导；

（五）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经领导批准后方可借阅；其摘抄内容也须经领导同意，且审核后方能带出。

第五章  档案销毁管理

第十一条  对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经相关领导共同鉴定，报会长批准后，按规定销毁。

第十二条  经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

第十三条  销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册表上签字。

第六章  附  则

 第十四条  本制度由大连瓦房店市慈善总会负责解释，自发布之日起施行。